Datenschutzhinweise für hinweisgebende Personen
1. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO
Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle im Sinne des Artikel 4 Nr. 7 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist
(i) die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH (HOWOGE), Stefan-Heym-Platz 1, 10367 Berlin, wenn Sie Ihren Hinweis über unsere Compliance-Verantwortlichen abgeben oder
(ii) die Kanzlei für Wirtschaftsrecht, Rechtsanwälte Elke Schäfer, Philippistr. 11, 14059 Berlin, falls Sie sich an Frau Niewiarra als Ombudsfrau wenden.
2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die unter 1. genannten Stellen wurden für die Meldung von Hinweisen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen sowie auf mögliche Gesetzesverstöße und schwere Verstöße gegen interne Regelungen von HOWOGE eingerichtet. Die Verarbeitung Ihrer Daten dient der Bearbeitung der eingehenden Hinweise, der Plausibilisierung und Prüfung des gemeldeten Sachverhalts, der Kommunikation mit Ihnen, der Einleitung etwaiger Folgemaßnahmen sowie der ordnungsgemäßen Dokumentation des Vorgangs.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung können abhängig vom Inhalt und Kontext des gemeldeten Sachverhaltes sowie der Stufe der Verarbeitung sein: Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c) DSGVO in Verbindung mit §§ 10 und 11 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), § 22 Absatz 1 Nr. 1 Buchstabe a) BDSG, Artikel 88 DSGVO in Verbindung mit § 22 Absatz 4 BDSG sowie Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Im Falle einer Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DSGVO liegt unser berechtigtes Interesse an der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten in der Aufklärung des Sachverhalts sowie möglicherweise der Einleitung von Folgemaßnahmen im Anschluss an die Aufklärung.
3. Art der verarbeiteten Daten
Welche Ihrer Daten verarbeitet werden hängt davon ab, welche Informationen Sie uns übermitteln und auf welchem Weg Sie Kontakt zu uns aufnehmen. Dies können zum Beispiel sein:
- Ihr Name und Ihr Kontaktdaten
- Ob und wo Sie bei uns beschäftigt sind
- Die verwendete E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
- Alle sonstigen Informationen über Sie oder Dritte, die sich aus Ihrer Meldung ergeben
4. Empfänger/ Kategorien von Empfängern
Die von Ihnen übermittelten Daten werden vertraulich behandelt. Eine Weitergabe an Dritte, etwa an Behörden, Sachverständige, Rechtsanwaltskanzleien oder Auftragsverarbeiter erfolgt nur mit ihrer Einwilligung oder wenn wir hierzu rechtlich verpflichtet sind oder dies zur Bearbeitung der Meldung oder der Einleitung etwaiger Folgemaßnahmen erforderlich oder sachdienlich ist.
Wenn Ihre Meldung personenbezogener Daten Dritter enthält, sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, diese Personen darüber zu informieren, wenn wir deren Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Meldung verarbeiten. Eine Information erfolgt in der Regel erst dann, wenn dies die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als hinweisgebende Person wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
5. Speicherdauer / Kriterien für Festlegung der Speicherdauer
Die Daten werden – im Rahmen der geltenden Gesetze – so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke bzw. zur abschließenden Bearbeitung der Meldung erforderlich ist. Die Speicherdauer ist somit etwa von der Komplexität des Sachverhalts, der Dauer der Sachverhaltsaufklärung und dem Inhalt der Meldung abhängig.
Wird im Rahmen einer internen Untersuchung ein Verstoß festgestellt oder kann dieser nicht zweifelsfrei ausgeschlossen werden, können die Daten zum Vorgang (einschließlich der personenbezogenen Daten) bis zum Ablauf von straf- oder zivilrechtlichen Verjährungsfristen aufbewahrt werden.
Die Dokumentation zur Erfüllung von Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), einschließlich der Dokumentation der Aufklärung von Beschwerden, wird nach §10 Absatz 1 Satz 2 LkSG mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt.
6. Ihre Betroffenenrechte
Als von einer Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen nach Art. 13 ff. DSGVO verschiedene Betroffenenrechte zu. Sie haben etwa das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung. Sie können zudem jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie außerdem eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrages, so haben Sie ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die vor einem Widerruf durchgeführte Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.
Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.
7. Datenschutzbeauftragter
Für Anliegen zum Datenschutz oder für etwaige Rückfragen in Bezug auf die Behandlung von Daten bei der HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:
E-Mail-Adresse: datenschutz@howoge.de